Daftar Isi
Cara Membuat Event Online
Jika menyelenggarakan, mensponsori, ataupun menghadiri event offline masih terselip di antara materi dan strategi marketing Anda beberapa bulan ke depan, maka sudah saatnya untuk mengalihkan rencana Anda tersebut menjadi membuat event online.
Diberlakukannya pembatasan sosial akibat kemunculan pandemi COVID-19 menjadi alasan mengapa sebaiknya Anda menyelenggarakan acara secara virtual.
Sudah banyak, bahkan hampir semua bisnis di berbagai sektor mulai menggantikan acara fisik mereka dengan membuat event online. Bahkan mengutip perkataan Ruben Castano, CEO dari 6Connex, bisnis virtual event melambung sampai 1.000% sejak munculnya pandemi COVID-19.
Meskipun live-event fisik masih akan tetap ada, namun dapat diprediksikan dengan aman bahwa industri event akan selamanya berubah. Besarnya biaya waktu, material, dan tata laksana yang harus dikeluarkan akan semakin berkurang seiring dengan keuntungan dan dampak yang dirasakan dari menggelar acara secara online.
1. Memilih Platform Event Online Yang Tepat
Pemilihan platform menjadi poin penting pertama yang harus Anda perhatikan. Pemilikan platform harus disesuaikan dengan tipe acara dan budget yang Anda sediakan.
Platform Sederhana
Jika Anda membutuhkan solusi yang tepat namun tidak memiliki banyak waktu dan daya untuk mengeksplorasi platform-platform pendukung virtual event, maka menggunakan fitur live streaming yang tersedia pada media sosial bisa menjadi jawaban yang tepat.
Facebook Live bisa Anda gunakan untuk menyiarkan live video kepada audience pada akun brand atau group page Anda. Sebagai platform media sosial terbesar dengan 2.5 milyar pengguna aktif per bulannya, maka besar kemungkinan target audience Anda sudah bergabung di platform yang Anda gunakan ini.
Instagram Live memungkinkan Anda untuk membagikan video ke followers Anda secara real-time. Namun, ketika live event selesai digelar, jejak video tidak akan muncul pada akun Anda kecuali Anda membagikannya di fitur story.
YouTube Live merupakan salah satu pilihan yang cukup bagus untuk berinteraksi dengan audience Anda. Keuntungan dari memilih YouTube Live adalah keterhubungannya dengan search engine, mengingat YouTube sendiri dimiliki oleh Google. Dengan begitu video Anda akan lebih mudah ditemukan jika dibandingkan dengan menggunakan platform media sosial lain.
Platform Menengah
Jika Anda ingin menghadirkan interaksi serupa dengan yang terjadi di acara offline, maka dua platform dalam kategori ini bisa menjadi pilihan. Dengan menggunakan platform kategori ini, Anda dapat membuat conference room, menyelenggarakan team meeting atau juga webinar.
Zoom adalah media video kolaboratif berbasis web yang dapat memfasilitasi dialog antar pengguna. Anda dapat menggunakan Zoom secara gratis dengan tenggat waktu 40 menit dan dapat diikuti oleh 100 partisipan. Tersedia juga fitur premium yang memungkinkan Anda untuk menggelar conference dengan partisipan mencapai 1.000 orang.
Hangout Meet adalah bagian dari G Suite milik Google yang juga merupakan pilihan yang cocok bagi Anda untuk menyelenggarakan event online. Dengan Hangout Meet, Anda dapat mengundang sampai 250 partisipan. Saat ini Hangout Meet juga menawarkan fitur gratis berhubungan dengan munculnya pandemi virus Covid-19.
Platform Lanjutan
Platform kategori terakhir ini cocok bagi Anda yang membutuhkan fitur engagement tambahan dalam event online. Dua platform yang masuk dalam kategori adalah platform yang paling dekat dengan pengalaman interaksi-tatap-muka pada acara fisik.
Whova merupakan solusi virtual event yang akan memudahkan Anda dalam mengatur event. Beberapa fitur tambahan seperti name badges, live polling, survey, dan kuis memungkinkan Anda untuk membuat acara yang lebih interaktif. Selain itu Whova juga menyediakan in-depth analytics dan post-event reports yang sangat berguna untuk mengevaluasi acara yang Anda gelar.
Zoom + Slido. Slido, jika diintegrasikan dengan Zoom akan menjadi platform tambahan yang dapat membantu meningkatkan interaksi antar audience. Menggunakan Slido memungkinkan Anda untuk menyelenggarakan sesi interaktif pada acara Anda, seperti Q&A dan polling. Selain itu Slido juga menawarkan in-depth analytics dan menyediakan user interface yang lebih profesional.
2. Mempromosikan Event Online Anda
Setelah mendapatkan platform yang tepat, tips membuat event online Anda menjadi sukses selanjutnya adalah dengan mengembangkan strategi marketing dari event online menggunakan Digital Marketing.
Email Marketing
Akan sangat menguntungkan jika Anda telah memiliki contact list untuk menjalankan email marketing. Dengan begitu Anda dapat mempromosikan event online Anda ke target audience yang sesuai.
Luangkanlah waktu untuk mengolah dan menyusun email sebagai pengumuman, reminders, dan follow-ups terkait acara yang Anda buat. Jika Anda masih asing dengan email marketing, Mailchimp bisa menjadi pilihan karena kemudahan penggunaannya dan juga menyediakan opsi gratis pakai.
Social Media Marketing
Media sosial bisa menjadi sarana yang tepat untuk menyampaikan pesan yang unik dan inovatif terkait dengan acara yang akan Anda selenggarakan. Pilihlah satu atau dua yang Anda rasa tepat untuk menjangkau target audience yang Anda tuju.
Cobalah untuk mengemas pesan Anda secara kreatif. Mungkin Anda bisa membuat hashtag unik yang bisa digunakan sebelum, saat, dan sesudah acara diselenggarakan untuk mendorong engagement promosi acara Anda. Selain itu, Anda juga bisa meminta bantuan influencer untuk mempromosikan online event lho!
3. Mengolah Ulang Konten Video
Mengkonversi Video Menjadi Podcast
Teknik pengolahan ini akan sangat cocok dilakukan jika terdapat sesi wawancara dengan penggiat atau pengamat ahli dari topik atau industri yang spesifik. Anda bisa menggunakan tools gratis seperti Audacity ataupun yang premium seperti Adobe Audition untuk mengubah konten video Anda menjadi audio.
Membagikan Potongan Konten pada Social Media
Acara yang berhasil adalah acara yang menarik. Jika acara Anda berhasil maka artinya Anda memiliki banyak konten yang menarik untuk dibagikan pada akun media sosial Anda.
Ada berbagai macam cuplikan menarik dari acara Anda yang bisa diolah kembali menjadi konten media sosial. Mungkin cuplikan tersebut bisa berupa kutipan dari panelis, video pendek perangkum acara, atau bahkan infografik. Usaha ini bisa Anda lakukan untuk menambah kesan pada followers terhadap acara yang Anda buat.
Konklusi
Merencanakan acara digital tidak harus rumit. Tetapi sebagaimana merencanakan acara fisik pada umumnya, upaya mengeksplorasi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan penting untuk Anda lakukan agar acara yang diselenggarakan sesuai dengan ekspektasi.
Dengan perencanaan matang di awal, mengenal alat-alat dan mempromosikannya dengan baik, Anda dapat memperluas jangkauan acara ke khalayak yang lebih besar.
Itulah beberapa tips membuat event online menggunakan digital marketing agar event Anda sukses!
Untuk Anda yang sedang mencari digital marketing partner untuk merancang strategi event online atau digital campaign lainnya, Anda dapat menghubungi Meson Digital Marketing Agency.
